Digitalisierung im Handwerk (E-Mail)

Nicht nur analoge, sondern auch digitale Geschäftskorrespondenz muss jahrelang archiviert werden.
Bestimmte E-Mails müssen wie analoge Geschäftspapiere archiviert werden.
Aus den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und
Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) geht hervor, dass alle Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind. Darunter fallen nunmehr auch digitale Unterlagen. E-Mails, die die Funktion eines Belegs oder eines Geschäftsbriefes haben, müssen entsprechend den gültigen Fristen aufbewahrt werden. Dies gilt ausdrücklich auch für Angebote oder Rechnungen, die per E-Mail versendet werden, für Begleitschreiben hingegen nicht.

Abhängig von der steuerlichen Relevanz müssen die Unterlagen zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahrt werden. Die E-Mails, die der Archivierungspflicht unterliegen, müssen selbstverständlich auch auffindbar sein. Dies bedeutet, dass sie jederzeit verfügbar, vollständig, manipulationsgeschützt sowie maschinell auswertbar sein müssen.

Ein Ausdrucken und Abheften der E-Mails reicht nicht aus. Die digitale Aufbewahrung bedeutet einen großen Aufwand für Unternehmen, denn neben Ein- und Ausgangsrechnungen müssen auch Angebote und relevante Korrespondenz aufbewahrt werden. Experten raten – auch für kleinere Unternehmen – zu softwarebasierten Lösungen, denn eine manuelle Aufbewahrung der digitalen Post ist meist nur mit großem Aufwand